Contabilidad Electrónica

Todo sobre la factura electrónica en México

Factura Electrónica

La factura electrónica es el nuevo formato de comprobantes fiscales ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) que se caracteriza por ser digital, es decir, que es administrada en formato digital y sin utilizar medios impresos. Se trata de una innovación que se va imponiendo poco a poco en el mundo y de manera escalonada. Sin prisa pero sin pausa, la facturación electrónica será la forma homogénea en el mundo. El papel desaparece y el formato XML, que es el formato elegido, es la forma de contabilizar las transacciones comerciales entre dos o más sujetos. Desde Europa y Estados Unidos a los países Latinoamericanos, todos comenzaron en este nuevo siglo la transición hacia la eficiencia organizativa y el ahorro económico.


La factura electrónica en México

La factura electrónica es obligatoria en México a partir del 1 de enero de 2013. Sin embargo el camino ha sido más largo, ha durado más de una década para poder normalizar y hacer posible que desde una empresa que mueve miles de millones de pesos hasta una persona física o un negocio en régimen de incorporación fiscal puedan entrar dentro del esquema de la factura electrónica. La fecha inicial data de 1997, cuando la iniciativa privada creó el Comité de Factura Electrónica previendo los cambios que se estaban dando en el mundo con una importancia cada vez más fuerte de los medios digitales.

Esta agrupación realizó diferentes pruebas pilotos para conocer el ecosistema legislativo en el que iba a introducirse la factura electrónica en México. Se consiguieron identificar los requerimientos legislativos y se comenzó a trabajar con el SAT. Finalmente en el año 2004 se aprobaron las primeras medidas para que la factura electrónica fuera legal y una alternativa a la de papel.

El año 2011 se señaló como clave para las empresas que facturaban más de 4 millones de pesos anualmente, de forma que ya tenían que emitir comprobantes electrónicos, conocidos bajo las siglas de CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet). Sin embargo se procedió a realizar una prórroga durante dos años para aquellas firmas que no habían tenido tiempo de cambiar. El panorama era que en 2013 ya sería la única forma de emitir facturas.

Para el año 2015 todos los contribuyentes están obligados a generar facturas electrónicas no importando el tamaño o tipo de negocio que tenga.


¿Por qué digitalizar las facturas?

La digitalización del sistema de facturación es una evolución lógica de la tecnología en el mundo. Por este proceso están pasando los periódicos, que también son de papel, el correo que ya es dominado por el formato electrónico, la música o el cine que se ve en la nube, o los expedientes desde los universitarios a los médicos.

La digitalización rebaja en primer lugar el espacio para los documentos. Un ejemplo muy claro es lo que ocurre con grandes volúmenes, que se dan al fin y al cabo a lo largo de una vida empresarial, que para 300,000 hojas se necesitan 80 m2, es decir, un inmueble solo para él mientras que todo eso cabe en un dispositivo de memoria portátil. Ese es el primer beneficio y el más tangible

Pero a raíz de ese beneficio llegan otros. En primer lugar la documentación se facilita. En el caso de las facturas electrónicas se digitalizan y se consiguen integrar en otros sistemas, por ejemplo, en un ERP (Enterprise Resource Planning) o un Sistema Administrativo para facilitar la administración empresarial.


Beneficios de la facturación electrónica

Negocios más eficientes

La automatización de los procesos permite ser más eficientes tanto a las empresas grandes como a las PYMEs y las personas físicas. Por ejemplo en la búsqueda: las bases de datos informáticas consiguen discriminar en segundos por aquello que decidamos: desde fechas hasta emisores y receptores de las mismas. Esto permite sacarle jugo a la información. Para ello lo integramos en un sistema administrativo y nos puede ayudar a, por ejemplo, saber cuáles son los proveedores que prefieren pagar en determinada semana del mes, o quiénes hacen compras más fuertes. Todo esto se debe proyectar para los planes de viabilidad de la empresa.

No hay papel físico pero si representación impresa (o representación virtual)

Otro de los beneficios que tiene la digitalización es que no existe el papel físico, pero sí su representación virtual. Una de las características de la virtualidad es que puede ser replicada en cualquier lugar. Por ejemplo una factura electrónica puede ser consultada por el contador de la empresa que se encuentra en el Distrito Federal segundos después de haberse emitido en Guadalajara, donde se está cerrando un contrato.

Control y respaldo

Esto permite a las empresas ser más rápidas y evitar problemas fiscales a la larga. ¿Quién no ha perdido un comprobante fiscal, o ha tenido una inundación en la casa y sus facturas se han mojado? Podemos perder una computadora, pero al ser digital podemos mantenerla en diferentes lugares: correo electrónico, servicios de almacenamiento en la nube, discos duros, memorias flash, etc. Las posibilidades son infinitas.


Futuro de la factura electrónica

El sistema de facturación electrónica es imparable por dos razones: es un movimiento global y es un movimiento económico. La tecnología siempre ha ido marcando el camino de la sociedad: los carros tirados por animales dejaron paso a los coches, los barcos de vela a los propulsados por motor, los libros a mano por la imprenta o el mp3 a los discos de vinilo.

La tecnología hace que sea más barato o más escalable, y en el caso de la facturación electrónica son las dos. Los CFDI son más baratos, hasta un 80 % más por cada comprobante, y además hace que sea más fácil de llegar a mayor población ya que de la anterior forma había que buscar una imprenta autorizada. En muchas ciudades no existía por lo que había que acudir a las poblaciones vecinas para poder comprar montones de facturas por escribir.

La facturación electrónica es un cambio cultural para las empresas. Es la suma de beneficios, a veces tan finos que no se pueden notar como únicos pero que sumando los logros de los diferentes trabajadores hace que sea un cambio profundo. Con más eficiencia, funcionar mejor, como un automóvil de Fórmula 1.




En México el estándar de Factura electrónica es el CFDI o Comprobante Fiscal Digital por Internet. Si quieres conocer más sobre cómo es, cómo funciona y que requiero para facturar electrónicamente te sugerimos que leas nuestro artículo sobre el CFDI o Comprobante Fiscal Digital por Internet



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