Control de Inventarios

El corazón del negocio

¿Por qué una segunda tienda no vende lo mismo que la primera? Son muchos los negocios que después de la primera sucursal deciden abrir una nueva con la misma dinámica. Sin embargo no siempre tienen el mismo éxito. Los clientes no siempre son iguales así como sus necesidades o gustos. Esto puede provocar que la segunda tienda genere más ingresos, o menos. Sea cual sea, la mejor forma de saber cuál tienda vende más determinado producto, y conocer las tendencias de la demanda, es con un sistema de inventarios integral.

Mejor aun si el sistema me ayuda a saber cuánto tengo invertido, que productos me conviene más vender o cuales ya no debería de venderlos, permitir vender productos que no están en esa sucursal o incluso venderlos en línea




¿Cómo y cuándo reabasteces?

Estas dos preguntas forman parte de la logística de cualquier empresa. Las respuestas para ambas cuestiones la encontramos en el sistema de inventario, la herramienta ideal para la política de adquisiciones de productos para las transacciones de compra y venta, poder minimizar los costos y maximizar utilidades.

Saber cuándo comprar nos permite tener una administración eficiente ya que evita las pérdidas por falta de bienes, por tener demanda pero no el producto qué venderles. El sistema de inventarios evita esta situación, evita que no conozcamos qué producto nos falta, cuáles son los que están caducando o bien los que pueden bajar de precio debido a diferentes factores económicos y hay que ponerlos a la venta antes de que se devalúen y cuenten como pérdidas.

Un correcto sistema de inventario resuelve pues el problema de satisfacer la demanda sobre un producto en un tiempo determinado. A través de un software de inventarios se puede señalar un nivel mínimo de los productos en el inventario para que nos avise cuándo conviene volver a abastecer al equipo de logística.




¿Que soluciona un sistema de Inventarios?

Con el análisis temporal de los inventarios aprenderemos las curvas de la oferta y la demanda y podremos evitar los dos problemas de la logística: el sobre almacenamiento y el sub almacenamiento.

En el problema del sobre almacenamiento tenemos pérdida de capital ya que hemos invertido más cantidad de la que vamos a vender en determinado tiempo.

El sub almacenamiento tendría menos capital invertido pero seguro estaremos durante un tiempo sin mercancía. Esto conlleva a la pérdida de ventas y con ello la falta de confianza en nuestro negocio por parte de los clientes. La virtud del sistema de inventarios es encontrar el balance entre la inversión del capital y las salidas por ventas.




¿Qué debe controlar mi Sistema de Inventarios?

Un adecuado sistema de control de inventarios me debe permitir controlar el producto tal cual yo lo requiero, a continuación enumeramos algunas opciones que aplican en distintos negocios y que es importante considerar

Información detallada de cada producto

Lo más relevante de un sistema de inventarios es que sea automático, es decir que tenga ajuste dinámico con base en cómo opera tu negocio. En resumen lo siguiente:


Variantes

A veces en tu inventario puedes tener el mismo producto y variantes a ese. El ejemplo típico es en Ropa el Modelo, Talla y Color. Una camisa de vestir puedes tenerla en tres tallas y en 5 colores. Para llevar el control deberías poder meter variantes, tener el inventario por separado y agruparlo cuando sea necesario y poder consolidar reportes.

Números de Serie

Hay casos en los que los productos que tienes son costosos o tienen características distintas por lo que te interesa tener un número de serie de cada producto. Casos comunes podrían ser celulares o electrodomésticos. Si vendes celulares lo más probable es que a ti y al cliente no solo les interese saber que producto compraste, sino también el número de serie. Esto sirve para identificarlo para procesos como garantía, pero sobre todo para llevar un proceso detallado de control de inventarios.

Lotes y caducidades

Hay otro tipo de negocios, como alimentos o farmacias, en dónde es importante saber que producto entró en qué momento y la caducidad del mismo. En medicamentos, por ejemplo, el sistema debería de controlar cuándo un medicamento está por caducar para tener un control total sobre la calidad de tu negocio

Mínimos, máximos y puntos de reorden

Para evitar problemas de sub almacenamiento o sobre almacenamiento es importante poder definir:

  1. Mínimos - Que sirven para asegurarte de pedir lo mínimo indispensable de cada producto y asegurarte de no quedarte sin producto para vender.
  2. Máximos - Para no sobre inventariarte y tener demasiado dinero detenido en el negocio en inventario.
  3. Punto de Reorden - Sirve para que el sistema te avise cuándo ya es momento de ordenar un producto

¿Te imaginas que estos números pudiera sugerírtelos el sistema con base en tu comportamiento de ventas? Eso si es un Sistema de Inventarios avanzado

Productos Compuestos - Kits

Navidad, San Valentín, día de la madre...

Existen fechas o momentos importantes de ventas que se pueden aprovechar no solo para vender un producto, sino varios unidos. Por ejemplo, en una tienda de bicicletas, cuando sale un cliente con una nueva bicicleta no solo le puedo vender un casco, sino un "Kit de Seguridad que contiene, casco, guantes y reflectores por un precio especial.

Un sistema que te permita generar productos compuestos de forma automatizada facilita la venta y genera sobreventa de forma automática. Con este sistema puedes conocer los costos, poner un precio especial para el kit, prorratear los precios a los costos para calcular correctamente tu margen de utilidad.

Además en fechas fuertes, un kit también puede servir cuando necesitamos sacar productos del stock antes de que se deprecien más. Por ejemplo, en una tienda de vinos y licores podemos unir un licor con un refresco de un lote de productos que llevan un tiempo en el almacén y que me conviene sacar de mi inventario.




Los sistemas de inventarios en el Siglo XXI

Inventarios en Tiempo Real

El software en la nube nos habilita muchos procesos importantes en el negocio, pero un sistema de inventarios en la nube nos genera un beneficio total:


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¿Qué mide un Sistema de Inventarios?

Un inventario básicamente es un proyecto de control, de administración. Por tanto existe una continua medición y corrección de las acciones. El objetivo es poder cumplir con los objetivos de la empresa y analizar si los planes diseñados para los mismos son confiables.




Ventajas de un Sistema de Inventarios

Un sistema de inventarios ofrece diferentes ventajas para cualquier empresa.

El primero de los beneficios es la integración total. Este sistema permite unir las diferentes áreas de negocio, distintas sucursales y centralizar la información para que poder tomar mejores decisiones en el negocio.

También facilita el control de tres variables: proveedores, productos y clientes. De esta manera podremos conocer mejor la relación de movimientos entre los tres variables. Esto es especialmente importante con los productos que pueden ser identificados de manera única y con toda confianza.

Los sistemas de inventarios permiten que haya mayor confiabilidad en los tiempos tanto de recepción de la mercancía de los proveedores como la entrega a los clientes. Se puede incluso optimizar los tiempos, algo que hizo muy famoso y líder mundial a Toyota con el sistema Just-in-time.

Y finalmente el inventario es dinero, que si no está siendo útil como inventario conviene ponerlo en otro lugar a que trabaje de mejor forma, ya sea utilizándolo para otro fin o para meterlo en inventario de productos que deje mejor rentabilidad.


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